Hướng dẫn sử dụng Email sinh viên

Bài viết hướng dẫn các em sinh viên tín chỉ sử dụng dịch vụ email.
Mục tiêu đặt ra là cố gắng hướng dẫn các em sinh viên sử dụng thành thạo những chức năng cơ bản nhất của dịch vụ email như gửi nhận thư để đảm bảo được việc sử dụng hòm thư cho công việc học tập của mình.
Mọi thắc mắc các em có thể liên hệ:
Trung tâm Mạng Thông tin: P922 - Thư viện Tạ Quang Bửu (gặp chị Xuân)
1. Hướng dẫn đăng nhập hòm thư
Bước 1: Đăng nhập vào hòm thư:
+ Mở trình duyệt Internet Explorer hoặc Mozilla FireFox rồi gõ địa chỉ: http://mail.student.hut.edu.vn rồi ấn phím Enter 
+ Tại trang đăng nhập:
* Điền "Mã Số Sinh Viên" của mình vào ô "Tên người dùng"
* Gõ mật khẩu hòm thư vào ô "Mật khẩu"
* Ấn vào nút Đăng nhập để vào hòm thư
Xem hình minh họa dưới đây: (thay chữ testhut bằng mã số sinh viên của mình)

Bước 2:
+ Nếu là lần đầu tiên đăng nhập hệ thống sẽ yêu cầu đổi mật khẩu. Giao diện đổi mật khẩu như hình minh họa dưới đây:

* Sinh viên điền mật khẩu mới vào hai ô "Chọn mật khẩu" và "Nhập lại mật khẩu".
* Gõ lại các ký tự mình thấy trên hình vẽ vào ô bên dưới
* Đọc kỹ điều khoản sử dụng tại ô "Các điều kiện dịch vụ:" và ấn nút Tôi chấp nhận. Hãy tạo tài khoản cho tôi để bắt đầu sử dụng hòm thư.
Chú ý: Khi ta gõ mật khẩu mới, hệ thống tự động đánh giá độ mạnh, yếu của mật khẩu và hiển thị ngay bên cạnh ô nhập mật khẩu mới. Mật khẩu nên bao gồm cả số và chữ, cả chữ hoa và chữ thường. Mật khẩu ko nên dùng tên mình hoặc các dãy số dễ đoán như ngày tháng năm sinh, số điện thoại....
+ Nếu là lần đăng nhập từ thứ 2 trở đi thì xem tiếp Bước 3.

Bước 3: Sau khi đổi lại mật khẩu hoặc đăng nhập từ lần thứ 2 trở đi giao diện hòm thư sẽ hiện ra như hình dưới đây:

2. Cách soạn thư, lưu bản nháp và gửi thư đi
2.1 Soạn thư
Bước 1: Đăng nhập vào hòm thư ta sẽ thấy giao diện như sau

Bước 2: Ấn vào nút Soạn Thư ở Menu công cụ dọc bên trái. Giao diện soạn thư sẽ hiện ra.

Gmail hỗ trợ khá nhiều công cụ để viết thư điện tử. Người dùng có thể sử dụng các công cụ có sẵn để thêm hiệu ứng cho bức thư của mình như trong các trình soạn thảo văn bản như WordPad hay Microsoft Office.

Bước 3: Đính kèm một file:
+ Để đính kèm một file người dùng ấn vào nút Đính kèm tệp bên trên khung soạn thảo, ô đính kèm file hiện ra như hình dưới đây.
+ Ấn vào nút Browse... Cửa sổ đính kèm sẽ hiện ra. Người dùng chọn file đính kèm và ấn Open để hoàn tất..

+ Mỗi lần chọn file chỉ chọn được một file, nếu muốn gửi kèm thêm nhiều hơn người dùng ấn vào nútĐính kèm một tệp khác
Sau khi soạn thư xong nếu gửi ngay có thể ấn nút Gửi. Còn nếu muốn lưu lại để chỉnh sửa rồi mởi gửi ấn vào nút Lưu Bây giờ.

2.2 Gửi thư
Bước 1: Sau khi soạn thư xong ấn vào nút Gửi để gửi thư.

Bước 2: Thư đã gửi đi được lưu một bản trong hộp "Thư Đã Gửi". Người dùng ấn vào nút Thư Đã Gửi ở menu dọc bên trái để vào hộp "Thư Đã Gửi".

2.3 Lưu bản nháp
Sau khi soạn thư nếu chưa muốn gửi ngay hoặc muốn lưu lại để chỉnh sửa thì người dùng ấn vào nút Lưu Bây giờ để lưu lại.

Thư được lưu lại sẽ được cất trong mục "Thư nháp". Người dùng ấn vào chữ nút Thư nháp ở menu chọn bên trái để xem các thư nháp đã lưu
Chú ý: Gmail tự động lưu bản nháp trong quá trình viết thư (30s/1lần).

3. Sử dụng Danh Bạ
Danh bạ được dùng để lưu địa chỉ email của bạn bè, người thân, đối tác... tiện lợi cho việc sử dụng hòm thư, không phải nhớ nhiều hay lưu vào chỗ khác. Người dùng Gmail có thể phân chia danh bạ theo nhóm người gửi, thêm, sửa tùy ý. Để sử dụng danh bạ thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Ấn vào nút Danh Bạ ở Menu dọc bên trái để truy nhập vào "Danh Bạ"

Bước 2: Ấn vào nút Tạo Liên hệ để thêm tên vào danh bạ. Điền các thông tin rồi ấn Lưu để hoàn tất.
Chú ý: Mặc định của hệ thống sẽ tự động cập nhật các địa chỉ mail mình đã gửi thư vào "Danh Bạ" nếu chưa có.

4. Sử dụng chức năng lọc Spam
Bước 1: Đăng nhập vào hòm thư

 

Bước 2: Tick vào các thư là thư rác và ấn vào nút Báo Cáo Spam

Bước 3: Các thư bị báo cáo là Spam sẽ được chuyển vào mục "Spam". Người dùng ấn vào nút Spam ở menu dọc bên trái để vào mục "Spam".

Bước 4: Nếu thấy hệ thống chặn nhầm thư "Sạch" thành thư "Spam" thì người dùng tick vào thư đó và ấn nút Không phải Spam

5. Cách cài đặt hòm thư
Để cài đặt hòm thư người dùng ấn vào nút Cài đặt ở góc trên cùng bên phải hòm thư. Giao diện cài đặt hiện ra như hình dưới đây.

 

5.1. Cài đặt chung
Cài đặt chung bao gồm các tùy chọn như hình bên dưới. Sau khi thực hiện điều chỉnh ấn nút Lưu Thay đổi để lưu lại.
5.2 Đổi mật khẩu
Bước 1: Để đổi mật khẩu người dùng chọn mục Tài khoản trên menu ngang của chức năng cài đặt.

 

Bước 2: Ấn vào liên kết "Đổi Mật khẩu" để chuyển sang trang đổi mật khẩu. Điền mật khẩu cũ vào ô "Mật khẩu hiện tại của bạn" sau đó điền mật khẩu mới vào 2 ô "Chọn mật khẩu mới" và "Nhập lại mật khẩu mới".

Bước 3: Ấn vào nút Đổi mật khẩu để hoàn thành. Màn hình sẽ hiện ra thông bác mật khẩu được thay đổi thành công.

5.3 Bật chức năng chuyển tiếp thư và cấu hình POP
Chức năng này sử dụng cho các chương trình mail client như Outlook Express, Microsoft Outlook, Thunderbird... để gửi nhận mail
Ấn vào Chuyển tiếp và POP trên menu ngang của "Cài đặt".
+ Để chuyển tiếp thư sang một hòm thư khác điền địa chỉ email và ô "Chuyển tiếp một bản sao thư tới"
+ Để bật POP ấn chuột vào "Bật POP cho tất cả thư" hoặc "Chỉ bật POP cho thư đến từ thời điểm này trở đi"
+ Ấn nút Lưu Thay đổi để hoàn thành.