Hướng dẫn sử dụng Email

I. Giới thiệu

- Hệ thống email @ktkt.edu.vn đã triển khai thành công và sẵn sàng cung cấp hơn 3000 địa chỉ email và có thể unlimited cho cán bộ công nhân viên và sinh viên của trường. Một số ưu điểm của hệ thống email mới này.

•  Dung lượng hộp mail 7,5GB, công nghệ chống Spam, Virus của Google, hổ trợ POP3, IMAP, voice, video chat, truy cập email bằng điện thoại di động…Attachment file 25MB.
•  Cung cấp một số công cụ khác như Google Docs(quản lý tài liệu), Google Calendar(quản lý lịch làm việc), Google Site, Google Talk để chat trực tiếp…
•  Quản lý email trực tiếp trên website hoặc kết nối trực tiếp với Outlook, Thunderbird…
•  Tất cả email được lưu trữ và quản lý trên Server của Google rất an toàn, không lo thất lạc email, không lo thiếu dung lượng lưu trữ, gửi và nhận email cực nhanh.
• Giao diện 100% giống Gmail, rất tiện dụng.
•  Hổ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau, trong đó có Tiếng Việt.
• Được Google hổ trợ miễn phí cho nghành giáo dục.

II. Hướng dẫn sử dụng

+ Để sử dụng email @ktkt.edu.vn, người dùng phải có tài khoản được tạo trên hệ thống email này. Liên hệ Mr. Nghia - Phòng IT cung cấp thông tin tài khoản hoặc liên hệ qua emailphnghia@ktkt.edu.vn để yêu cầu tạo email cho bạn.
1. Sử dụng trực tiếp trên website
- Người có tài khoản email xxx@ktkt.edu.vn đều có thể đăng nhập và quản lý email của mình ở địa chỉ http://mail.ktkt.edu.vn hoặc trực tiếp ở liên kết trên website.

 

Với lần đầu tiên sử dụng, đôi lúc hệ thống sẽ hỏi(do yêu cầu bảo mật). Bạn nhập lại tên và mật khẩu và nhập các ký tự capcha vào ô bên dưới là xong.

Chú ý : Bạn phải đổi mật khẩu thì hệ thống mới không yêu cầu bạn nhập capcha mỗi lần đăng nhập(vì mật khẩu 123456789 là mật khẩu default chung cho tất cả mọi người).

 

Hệ thống sẽ yêu cầu bạn đổi mật khẩu ngay sau lần đăng nhập đầu tiên

Mật khẩu yêu cầu độ phức tạp để tăng cường chế độ bảo mật, bạn phải nhập mật khẩu dài hơn 8 ký tự, có chữ thường, chữ hoa và ký tự đặt biệt…

Quản lý lịch công tác (http://calendar.ktkt.edu.vn )

 

Quản lý dữ liệu (http://docs.ktkt.edu.vn )

- Ngoài ra còn rất nhiều tiện ích khác như Google Talk, voice, video, Sites, Contact… từ hệ thống này, mong các bạn tự tìm hiểu. Thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ phòng IT.
(*)Hướng dẫn đối mật khẩu :
Kích vào địa chỉ email của bạn ở góc bên phải và và chọn Cài đặt tài khoản như hình bên dưới.

 

Chọn Thay đổi mật khẩu của bạn như hình minh họa

Bạn nhập mật khẩu hiện tại là 123456789 và nhập 2 lần mật khẩu mới của bạn. Sau đó, chọn Lưu.

 

2. Hướng dẫn sử dụng thông qua Outlook 2007
+ Hướng dẫn sử dụng email @ktkt.edu.vn bằng Outlook 2007.
Bước 1 : Cho phép truy cập bằng IMAP.
Vào phần Cài đặt Thư nằm ở góc phải màn hình(xem hình bên dưới). Chọn Bật chức năng tải POP cho tất cả các thư và Bật IMAP  Lưu thay đổi (xem hình minh họa).

Bước 2 : Mở Microsoft Outlook 2007 (nằm trong Microsoft Office)

Chọn Tool -> Account Setting

 

Chọn New

Check vào Manually configure server setting or additional server types và chọn Next.

Chọn  Internet-Email và chọn Next

Nhập thông tin email của bạn

- Account Type : chọn IMAP.
- Incoming mail server : imap.gmail.com
- Outgoing mail server(SMTP) : smtp.gmail.com
- Nhập email address và username bao gồm phần mở rộng @ktkt.edu.vn

- Sau đó, chọn nút More Settings nằm ở góc dưới bên phải và chuyển qua tab Advanced
Sửa thông tin :
- Incoming server(IMAP) : 993.
- Use the following type of encrypted connection : SSL
-Outgoing server(SMTP) : 587
- Use the following type of encrypted connection : TLS

Chọn OK.

 

Sau khi cấu hình xong bước này, Chọn nút Test Account Setting.

Nếu cấu hình đúng, bạn sẽ thấy, Chọn Close.

Chọn Next  Finish.
- Sau đó, hãy click vào nút Send/Receive để nhận hoặc gửi email.

Từ giờ, bạn có thể gửi và nhận email bằng Outlook mà không cần phải đăng nhập từ website, bạn có thể sọa email và gửi email khi không có Internet, email sẽ tự động được gửi/và nhận khi có kết nối internet.

- Quá trình cấu hình Outlook 2007 cho email xxx@ktkt.edu.vn hoàn tất. Mọi thắc mắc, xin vui lòng liên hệ phòng IT.
- Xem chi tiết quá trình cài đặt bằng video tại http://www.youtube.com/watch?v=KQcwW9hNRMk

3. Hướng dẫn sử dụng email bằng Thunderbird (của Mozilla)
- Quản lý email bằng Thunderbird, bạn không phải thực hiện nhiều thao tác phức tạp như Outlook(tôi cũng đang sử dụng Thunderbird để quản lý hơn 10 địa chỉ email của mình), bạn chỉ việc cài đặt Thunderbird và sử dụng.
- Download Thunderbird tại địa chỉ http://www.mozillamessaging.com/en-US/thunderbird/ 
Giao diện Thunderbird

Để sử dụng Thunderbird bạn chỉ thực hiện duy nhất một thao tác sau :
- Chọn Tool ->Account Setting

 

Một hộp thoại xuất hiện, chọn Account Action -> Add Mail Account

Nhập thông tin của địa chỉ email của bạn và chọn Continue

Chọn Create Account là bạn đã hoàn thành quá trình cài đặt email cho Thunderbird.

4. Hướng dẫn sử dụng hệ thống email bằng điện thoại di động

- Tất cả điện thoại di động có kết nối GPRS, 3G, wifi… đều có thể sử dụng được hệ thống email này. Các dòng điện thoại hổ trợ tốt như Android , Blackberry,Iphone…Tham khảo thêm tại http://www.google.com/mobile/.

- Để sử dụng email bằng điện thoại, trên điện thoại truy cập vào liên kết http://mail.ktkt.edu.vn (hệ thống sẽ tự động hiểu bạn đang truy cập bằng máy tính hay bằng điệnthoại và hiện thị giao diện phù hợp với điện thoại của bạn).

5. Danh sách email
- Kích vào đây để xem danh sách email đã được tạo, nếu bạn không có tên trong danh sách trên, vui lòng lien hệ phòng IT hoặc email về phnghia@ktkt.edu.vn để được hổ trợ.